Vloerplanner

Plan aanmaken

Klik in het overzicht op Nieuw plan. Vul klantnaam, eventnaam en datum in, kies de accentkleur van de klant en upload het klantlogo (png, svg, jpg of webp, max 1 MB). Schrijf een korte persoonlijke intro: die staat bovenaan de klantweergave.

Lijkt een event op een eerder plan? Gebruik Dupliceer in het overzicht en pas alleen klant en datum aan.

Zalen en opstelling

Vink bij 2 · Zalen de zalen aan waarvoor je een vloerplan maakt. Elke aangevinkte zaal krijgt een eigen tab boven de plattegrond. Klik een tab (of instellen) en kies voor die zaal de opstelling en de instellingen: streefaantal, looppad, rijafstand, middenpad, schermen, podium en het aantal flipovers. Een andere zaal heeft daar geen last van.

Per zaal tel je stoelen en tafels, geen personen. Bezoekers lopen van de plenaire zaal naar de subzalen. Daarom vul je bij Klant & event één Aantal personen (event) in: maximaal 400 voor de hele eventspace. Laat je het leeg, dan neemt de planner de grootste zaal in het plan. Je krijgt een waarschuwing boven 400, of als het aantal hoger is dan het totaal aantal stoelen.

• Julianazaal, theater: kies een van de officiële Jaarbeurs-opstellingen 120 Klein, 240 Basis, 320 Middel of 400 Groot. De planner zet die precies neer zoals de Jaarbeurs het doet: twee rechte middenvakken zo breed als het podium, met het middenpad op het hart van het podium, en twee waaierende buitenvakken naast de podiumkoppen. Looppad, rijafstand en middenpad liggen dan vast. Bij een eigen aantal neemt de planner de kleinste opstelling die past en laat achteraan stoelen weg.
• Schermen: Julianazaal twee hoofdschermen van 5,0 m op de zijranden van het podium plus twee zijprojecties van 3,0 m. Break-outzalen: twee LCD's direct naast elkaar, 85" en 65". Flipovers komen naast de schermen, of in de Julianazaal naast het podium.
• Julianazaal, andere opstellingen: streefaantal, maximaal 400 plaatsen.
• Subzaal 1–4, theater: maximaal 80 stoelen per zaal. Het middenpad ligt altijd op de as van de schermen, met links en rechts evenveel stoelen; rijen langs een schuine wand worden aan beide kanten ingekort. Maxima: subzaal 1 72, subzaal 2 72, subzaal 3 80, subzaal 4 42.
• Workshop: tafels 80×80, twee personen recht tegenover elkaar. Maxima: subzaal 1 42, subzaal 2 40, subzaal 3 46, subzaal 4 28.
• Klaslokaal: tafels 150×60 met twee stoelen erachter, altijd haaks op de schermen (ook in de schuine zalen 2 en 3), middenpad op de schermas. Maxima: subzaal 1 48, subzaal 2 28, subzaal 3 28, subzaal 4 20.
• Cabaret (rond Ø180 met 8 stoelen), U-vorm en receptie (statafels) zijn er ook.

Bijschaven

Sleep elementen met muis of vinger. Selecteren en Delete haalt iets weg, R draait 15°, Ctrl+Z zet het terug. Staat iets buiten de zaal of te dicht op een wand of ander element, dan wordt het rood en staat het in de samenvatting.

Naar de klant

Klik op Publiceer. De eerste keer krijg je de klantlink (vloerplan.hdvp.nl/v/…); kopieer hem en stuur hem in je eigen mail. Later opnieuw publiceren maakt v2, v3 … op dezelfde link: de klant ziet altijd de laatste versie.

• Bekijk als klant laat zien wat de klant ziet, ook vóór het publiceren.
• Download PDF maakt een PDF in HDVP-huisstijl: een voorblad met de kerngetallen (personen voor het event, zalen, stoelen, tafels) en een tabel per zaal (stoelen, tafels, flipovers), daarna per zaal één pagina met de plattegrond op schaal, de aantallen en jouw toelichting. Direct na het voorblad (en bovenaan de klantlink, en als eerste tab Overzicht in de editor) staat een overzicht van de hele locatie: hoe hal, entree, foyer 1, foyer 2 en de zalen met elkaar verbonden zijn, met de zalen uit het plan in blauw, de looproutes in koraal, de lift, de trappen en de ingang voor laatkomers. Het klantlogo staat niet in de PDF, alleen het HDVP-logo. De klant kan dezelfde PDF downloaden via de link.
• Materiaallijst bevat alleen meubilair (stoelen, tafels per type en flipovers, per zaal en in totaal), geen AV. Met Kopieer materiaallijst plak je hem in een mail of Rentman.
• Link intrekken maakt de oude link ongeldig (bijvoorbeeld als hij bij de verkeerde persoon is beland) en geeft je een nieuwe.

Feedback verwerken

De klant plaatst een opmerking over een zaal of over het hele plan, en geeft akkoord op het hele vloerplan. Reacties komen binnen bij het plan, met de zaalnaam erbij. Een teller in de editor toont nieuwe reacties; markeer ze als gelezen of afgehandeld. Verwerk de wijziging, publiceer een nieuwe versie en laat de klant weten dat de link is bijgewerkt.